Mit Produkten legst du das Fundament für Angebote, Rechnungen, Buchungsseiten und die Eventplanung. In diesem Video erhältst du einen präzisen Überblick über die Funtkionen unserer Produkte:
Hinweis: Produkte kannst du auch ganz einfach importieren – dafür gibt’s eine separate Anleitung mit Template zum Ausfüllen.
👉 Zu den Import Infos und der Vorlage: Produkte importieren
1. Produktübersicht & Navigation
📍 Zu finden unter: Inventar > Liste
Hier siehst du deine Produkte als Liste oder Kalender. Du kannst filtern nach:
Freitext (z. B. Name oder Beschreibung)
Tags, Kategorie, Zulieferer, Lager
Sortierung nach Name, Lagerstand, Kategorie oder Hinzufügedatum (auf/absteigend)
2. Neues Produkt anlegen
Klicke auf Produkt hinzufügen und folge den Eingabeschritten:
📸 Bilder
Mehrere Produktbilder sind möglich – sie erscheinen auf der Buchungsseite.
👉 Zum Artikel: Buchungsseiten erstellen
📝 Name & interner Name
Name: Sichtbar für Kund:innen in der Buchungsseite und auf Finanzdokumenten.
Interner Name: Nur intern sichtbar. Dient zur alphabetischen Sortierung in der Buchungsseite oder in der Finanzdokument PDF.
Beispiel: Damit „Zelt“ oben steht, nenn den internen Namen00 Zelt.
🗂️ Kategorie
Kategorien helfen bei der Organisation in Listen und Dokumenten.
Jede Kategorie enthält:
Interner Name → für Sortierung. Funktioniert wie der interne Name des Produkts.
Name für Buchungsseite → Wie der Name in der Buchungsseite angezeigt wird
Name für Finanzdokumente → Wie der Name auf Angeboten und Rechnungen angezeigt wird
👉 Mehr Infos: Finanzdokument-Layouts gestalten
3. Grunddaten
SKU: Für Lagerkennzeichnung, Filter & Suche
„Ist ein Bundle/Rezept“ aktivieren → um Zutaten oder Unterprodukte zu diesem Produkt zu bündeln
👉 Zum Artikel: Rezepte & Bundles erstellenFarbe: Wird z. B. im Kalender der Buchungen für schnelle Unterscheidung genutzt
Beschreibung: Wird überall angezeigt, z.B. in der Buchungsseite aber auch auf Finanzdokumenten und Packlisten
Barcode: Nur intern für spätere Datenbankfunktionen und zukünftige Scannfuntkionsupdates
Art des Produkts: Physisch / Service / Digital
4. Abrechnung & Verleih
📊 Abrechnungsmodell
Steuert, wie die Menge automatisch berechnet wird:
Pro Gast → Als Menge wird automatisch die Anzahl der Gäste der Veranstaltung übernommen
Pro Stunde → Als Menge wird automatisch die Dauer der Veranstaltung übernommen
Pro Gast & Stunde → Es werden beide Mengen automatisch übernommen, mehrere Mengen werden miteinander multipliziert.
Beispiel: 50 Gäste, 3-stündiges Event, Preis pro Gast und Stunde: 5 € → 3 × 50 × 5 € = 750 €Pro Kilometer → Du kannst auf Buchungsseiten feste Adressen und benutzerdefinierte Fragen mit Typ "Adresse" hinzufügen und die Reihenfolge angeben. Bei Buchungen über diese Buchungsseite wird die über Google Maps berechnete Distanz automatisch als Menge eingefügt.
Beispiel: Du hinterlegst deine Zentrale, von wo du losfährst, als 2. Stopp die Antwort deines Kunden, wohin geliefert werden soll und als 3. und letzten Halt wieder deine Zentrale. Die Menge wäre die Entfernung für Hin- und Rückweg zum Kunden.
Damit du Adressen in einer Buchungsseite konfigurieren kannst, muss das entsprechende Produkt mit Abrechnungsmodell "Pro Kilometer" in den vorgegebenen oder auswählbaren Produkten der Buchungsseite enthalten sein.Pro Stück → Klassische Abrechnung ohne automatische Mengenberechnung. Wähle "Pro Stück", wenn die anderen Abrechnungsmodelle nicht passen. Du kannst mit dem Feld "Alternative Einheit 1 (Stück)" darunter die Bezeichnung verändern, dann wird nicht "Stück" auf Finanzdokumenten angezeigt, sondern z.B. "Gramm", "Liter" oder was auch immer du möchtest.
→ Alternative Einheit 1: Ersetzt „Stück“ durch „Gläser“, „Liter“, „Personen“ etc.
👉 Mehr dazu: Finanzdokumente erstellen
🔁 Verleih vs. Verkaufsprodukt
Verleihprodukt: Die Artikelverfügbarkeit wird nur für die Dauer der Buchung reduziert. Nutze diese Option für Produkte, die du am Ende deiner Veranstaltung wieder bekommst, z.B. einen Beamer, den du zwar als Raumausstattung zur Verfügung stellst, aber am Ende der Veranstaltung wieder bekommst.
Verkaufsprodukt: Die Artikelverfügbarkeit wird zum Buchungsstart um die gebuchte Anzahl reduziert. Solche Produkte musst du "nachkaufen", damit der Bestand wieder aufgefüllt wird. Um ein Produkt aufzufüllen, klickst du im Inventar auf den Einkaufswagen und gibst die entsprechenden Werte im sich öffnenden Pop-up an.
5. Übersetzungen
Oben rechts Sprache wählen → dann auf „+ Übersetzung“ klicken.
Übersetzbar sind:
Produktname
Beschreibung
Alternative Einheit
Kategorie-Namen für Buchungsseite & Finanzdokumente (im Formular für die Kategorie)
6. Preis & Lagerbestand
Preis (netto) → Verkaufspreis
Kosten (netto) → Einkaufspreis für Deckungsbeitrag Berechnung oder für die Lohnkosten Berechnung, falls das Produkt für Mitarbeitende verwendet wird.
👉 Siehe hierzu: Personal anlegenSteuersatz: z. B. 7 % oder 19 %
📦 Lagerverwaltung:
Begrenzter Lagerbestand möglich
„Unbegrenzt verfügbar“ optional
„Ausblenden, wenn ausverkauft“ → wird in Buchungsseite ausgeblendet
❗ Rezepte/Bundles werden nicht automatisch ausgeblendet, auch wenn Bestand unvollständig ist
7. Technische Details
Lagerort: z. B. Lager 1, Halle 2 → Kann für das Sortieren der Buchungen nach Lager verwendet werden, um passende Packlisten zu erstellen
Verpackungseinheit: z. B. Kilogramm (kg), Liter (l), Milliliter (ml)
Verpackungsgröße: z. B. 2 für 2-kg-Packung. Bei 0,5 kg Verbrauch → nur ¼ vom Bestand abgezogen, um das Bestandsmanagement korrekt darzustellen
Gewicht & Maße (Höhe/Breite/Tiefe): landen in Packlisten zusammengerechnet für alle Produkte als Gewicht und Volumen
Stromwerte: (Spannung, Wattzahl, Anschluss) → werden für Function Sheets und Packlisten verwendet
8. Verfügbarkeiten & Preisregeln
📅 Verfügbarkeiten
Steuern, wann ein Produkt verfügbar ist – z. B. nur im Sommer oder nur Mo–Fr:
Gäste min./max.
Uhrzeit (z. B. 9–11 Uhr)
Saison (Datum von–bis)
Wochentage
Feiertage
📌 Auf Buchungsseiten strikt durchgesetzt → in Angeboten/Rechnungen nur Hinweis.
Danke für die Klarstellung! Hier ist die korrigierte und präzise formulierte Version, die du direkt in den Produktartikel einfügen kannst. Ich habe die Logik sauber von der Abrechnung getrennt und den Nutzen für verschiedene Anwendungsfälle betont:
⏱ Zeitslots für Verleihprodukte
Bei Verleihprodukten kannst du nun optionale Zeitslots hinterlegen. Diese bieten dir mehr Kontrolle über die tatsächliche Einsatzzeit des Produkts – unabhängig vom Abrechnungsmodell.
🔧 Was bringen Zeitslots?
Einsatzzeiten unabhängig von der Eventdauer
Zeitslots ermöglichen es, die konkrete Nutzungszeit eines Produkts zu definieren, auch wenn das Event selbst deutlich länger dauert.
Beispiel: Das Event dauert von 10:00–18:00 Uhr, aber die Fotobox soll nur von 13:00–15:00 Uhr verfügbar sein? Genau das regelst du über den Zeitslot.
Exakte Berechnung bei stundenbasierten Produkten
Falls der Artikel auf „Per Hour“ eingestellt ist, wird automatisch die Dauer des Zeitslots für die Preisberechnung verwendet – nicht die gesamte Eventdauer.
Dadurch lassen sich auch Produkte mit festen Einsatzzeiten und stundenbasierter Abrechnung präzise kalkulieren.
Granularere Verfügbarkeitsprüfung
Zeitslots helfen, die Verfügbarkeit genauer zu steuern, insbesondere wenn du ein Produkt (z. B. eine Hüpfburg, ein Fahrzeug oder Personal) nicht für die gesamte Eventdauer bereitstellen kannst oder willst.
Das System prüft automatisch, ob das Produkt zum gewünschten Zeitpunkt noch verfügbar ist – selbst bei parallel laufenden Events.
🧠 Typische Anwendungsfälle
Technikverleih mit klaren Einsatzzeiten (z. B. DJ-Set nur von 20:00–23:00 Uhr)
Personalstunden: Barkeeper, Fahrer etc. nur für definierte Zeitfenster einplanen
Ausrüstung mit Rotation: Ein Foodtruck soll an einem Tag in mehreren Locations zum Einsatz kommen? Slots ermöglichen genau das.
💸 Preiskonditionen
Dynamische Preisregeln – z. B. Zuschläge an Feiertagen oder Rabatte ab 100 Gästen.
Regelbar nach:
Dauer (nur bei Pro Stunde)
Gästezahl (nur bei Pro Gast)
Uhrzeit
Saison
Wochentage
Feiertage
Menge (nur bei Pro Stück)
Kilometer (nur bei Pro km)
➡️ Preise können erhöht oder gesenkt werden – fest (€) oder prozentual (%)
📌 Rechenlogik bei Kombinationen:
Alle Festbeträge werden addiert
Dann wird der Prozentwert auf die neue Zwischensumme angewendet
💡 Wird auch auf Kosten angewendet, wenn das Produkt einem Mitarbeitenden zugewiesen ist → wichtig für Lohnzuschläge!
👉 Siehe: Personal anlegen & konfigurieren
9. Benutzerdefinierte Fragen
Diese erscheinen auf der Buchungsseite sobald ein Kunde das Produkt in den Warenkorb legt.
Beispiel: „Sollen die Cocktails alkoholfrei sein?“
👉 Siehe: Benutzerdefinierte Fragen erstellen
10. Buchhaltung & Exportfelder
Kostenstelle
Gegenkonto
📦 Relevanz für Export in Buchhaltungssysteme (z. B. DATEV)
11. Automatisierungen
Schichtvorlage verknüpfen: Automatisch bei Bestätigung der Eventanfrage oder bei Hinzufügen der Buchung zu einem fest geplanten Event Schichten erstellen
👉 Siehe auch: Vorlagen erstellenDauer der Schicht auswählen: aus Vorlage oder Eventdauer
Benachrichtigung versenden: bei Buchungsanfrage an Zulieferer, weitere Partner oder internes Team
Zulieferer definieren: Zulieferer kann aus den Kontakten gewählt werden für spätere Filter, um leicht Bestelllisten zu erstellen
👉 Mehr dazu: Bestell- & Produktionslisten erstellen
12. Weitere Optionen
Verknüpfte Veranstaltungsorte: z. B. „Seminarraum 1“ → bei Buchung der Location wird automatisch das Produkt zur Bestellung und dem Angebot hinzugefügt
Tags: zur Kategorisierung & Filterung
Allergene: für Rezepte und Zutaten. Im Falle von Rezepten können die Allergene der Zutaten schnell über den darüberliegenden Button hinzugefügt werden.
Notizen: für interne Hinweise, Rezeptanweisungen & Produktionsinfos (ist auf Listen und in Function Sheets sichtbar)
13. Produkt verwalten
Duplizieren: In der Liste über die drei Punkte am rechten Rand
Bestellungen & Buchungen eines spezifischen Produkts: Klick auf die Produktzeile → Kalender & letzte Einsätze
Kalenderansicht: Unter
Inventar > KalenderFragen/Kategorien verwalten: Über Tabs im Inventar