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đŸ’¶ Finanzdokumente: Angebote, Rechnungen & Lieferscheine

Hier erklĂ€ren wir dir wie das HerzstĂŒck des Systems funktioniert und was es bei uns so einzigartig macht.

Gestern aktualisiert

Mit Finanzdokumenten verwaltest du in Univents Angebote, Rechnungen und Lieferscheine – vollstĂ€ndig individualisierbar, mit automatisierten Funktionen und perfektem Layout fĂŒr den Versand an Kund:innen.

1. Wo finde ich welche Dokumente?

  • Angebote & Lieferscheine: Im Event unter Angebote

  • Rechnungen: Im Event unter Finanzen

📌 Wenn du ein Dokument in einer bestimmten Sprache erstellen willst, wĂ€hle oben rechts unter deinem Profilbild die gewĂŒnschte Sprache aus – die PDF wird automatisch in dieser Sprache erzeugt.

2. Basisfelder

Jedes Finanzdokument enthÀlt folgende Eingabefelder:

  • Name

  • Kunde

  • Sachbearbeiter:in

  • Leistungszeitraum

  • Zeitpunkt

  • GĂŒltigkeit (bei Angeboten)

  • Zahlungserinnerungen (bei Rechnungen)

3. Layouts & Design

Du kannst:

  • Ein Layout auswĂ€hlen oder neu erstellen

  • Farbsets und Platzhalter individuell anpassen

  • AblaufplĂ€ne als Tabelle direkt in die PDF einfĂŒgen

  • Hier sind der Freiheit keine Grenzen gesetzt und du kannst so schöne Angebote wie mit Powerpoint erstellen

👉 Zum Artikel: Finanzdokument-Layouts gestalten

4. Noch nicht zugewiesene Buchungen

Wenn Buchungen existieren, die noch in keinem Dokument auftauchen, erscheint unter dem Positionsblock eine Box mit dem Hinweis „Nicht zugewiesene Buchungen“.

Hier kannst du mit einem Klick:

  • PrĂŒfen, welche Positionen fehlen

  • Diese direkt zum Dokument hinzufĂŒgen

📌 Positionen aus einem Angebot in Lieferschein oder Rechnung ĂŒbernehmen?
Kein Problem – wie du bestehende Positionen ganz einfach ĂŒbertrĂ€gst und wie sich Positionen, die in mehreren Dokumenten sind verhalten, erfĂ€hrst du hier:
👉 Angebot in Lieferschein oder Rechnung umwandeln

5. Filterfunktionen

FĂŒr grĂ¶ĂŸere Dokumente (z. B. 100+ Positionen) gibt es eine Filteroption oberhalb der Positionstabelle:

  • Filtere nach Titel, Kategorie oder Produkt

  • So behĂ€ltst du auch bei vielen EintrĂ€gen den Überblick

6. Positionen hinzufĂŒgen

📌 Möglichkeiten:

Positionen enthalten:

  • Optional (bei Angeboten):
    → Werden separat gelistet, fließen nicht in den Gesamtpreis ein

  • Titel (Pflichtfeld)

  • Beschreibung

  • Kategorie (Pflichtfeld)

  • ProduktverknĂŒpfung:

    • Über das Box-Icon rechts vom Titel

    • Automatische BefĂŒllung mit Preis, Einheit, Beschreibung etc.

    • Wenn Pricing-Konditionen aktiv sind (z. B. Wochenendzuschlag), wirst du gefragt, ob sie ĂŒbernommen & angewendet werden sollen. Standardverhalten fĂŒr Pricing-Konditionen kannst du zentral unter
      ​Einstellungen > Unternehmenseinstellungen festlegen.
      Dort lĂ€sst sich z. B. konfigurieren, ob Konditionen automatisch angewendet oder immer manuell bestĂ€tigt werden sollen.

  • Einheit & Multiplikator 1 (Pflichtfelder)

  • Multiplikator 2 & 3 (optional)
    z. B. „15 Stehtische × 2 Bereiche × 3 Tage“

  • Einkaufspreis (netto) → FĂŒr Deckungsbeitrag Berechnung

  • Verkaufspreis (netto) (Pflichtfeld – darf 0 sein)

    → Bei aktiven Preisregeln eines verlinkten Produkts (z.B. Zuschlag am Wochenende, Rabatt bei ĂŒber 100 GĂ€sten) wird der angepasste Preis automatisch unterhalb eingeblendet und fĂŒr die Berechnung verwendet

  • Rabatt in % (Pflichtfeld – darf 0 sein)

  • USt in % (Pflichtfeld – darf 0 sein)

  • Gesamtpreis (netto) = Ergebnis aller Angaben

Symbole neben der Position:

  • ➖ Minus-Symbol: Position aus Dokument entfernen (bleibt im Event verfĂŒgbar)

  • đŸ—‘ïž Papierkorb: Position vollstĂ€ndig löschen (vorsichtig!)

❗ Das Löschen eines gesamten Dokuments entfernt nicht die Positionen – sie werden lediglich wieder freigegeben. Auch bei stornieren einer Rechnung werden die Positionen wieder fĂŒr eine neue Rechnung freigegeben, heißt sie tauchen bei Erstellen unter den noch nicht eingetragenen Buchungen auf.

7. Summen & DeckungsbeitrÀge

Am Ende findest du automatisch berechnet:

  • Netto-Zwischensumme

  • Rabattbetrag

  • USt-Betrag

  • Gesamtbetrag

  • Einkaufswert

  • Deckungsbeitrag

8. ZusÀtzliche Einstellungen & Optionen

Interne Notizen

Nur sichtbar fĂŒr dich & dein Team – erscheinen nicht in der PDF.

Automatisierung bei Angebotsannahme oder Zahlung

Wenn:

  • noch kein Angebot unterschrieben oder keine Rechnung bezahlt wurde

  • und das Eventstatus „Anfrage“ ist

→ kannst du den Haken setzen:

„Bei Unterschrift Buchungsanfrage akzeptieren und Event erstellen“

âžĄïž Bei Annahme oder Zahlung wird automatisch:

  • das Event auf „bestĂ€tigt“ gesetzt

  • und ein neues Event nach der gewĂ€hlten Eventvorlage erstellt
    👉 Zum Artikel: Eventvorlagen

9. Sonderfunktionen pro Dokumenttyp

📋 Angebote

  • Können vom Kunden digital unterschrieben werden
    👉 Zum Artikel: Kundenkommunikation & Kollaboration

  • Button: „Entwurf speichern“ oder „Speichern & senden“

📋 Rechnungen

  • ZusĂ€tzlich:

    • Reverse Charge, Skonto, Skontotage – Datenbankfelder

    • „Rechnung ist bezahlt“: Markiert als bezahlt und versendet automatisch

  • Buttons: „Entwurf speichern“ oder „Speichern & senden“

📋 Lieferscheine

  • Button: „Speichern“
    → Wird meist vor Ort vom Kunden digital unterschrieben

  • ZusĂ€tzliche Sektion: „Bereitgestellte Artikel“

    • FĂŒr Positionen, die mitgeliefert, aber nicht berechnet werden

    • Beispiel: „Kisten mit GlĂ€sern“ → zur RĂŒckgabe vermerkt, aber nicht im Preis enthalten

10. PDF-Einstellungen

Folgende Optionen findest du unterhalb des Positionsbereichs:

  • „Spalte Gesamt zeigt netto Preise“ → FĂŒr B2B-Rechnungen

  • „Positionen zusammenfassen und nur Gesamtpreis zeigen“ → Nur Gesamtpreis anzeigen. Preise der einzelnen Positionen werden ausgeblendet

  • „USt.-Spalte anzeigen“ → Blendet die Umsatzsteuerspalte ein und aus

  • „Seitenumbruch innerhalb einer Tabellenzeile erlauben“ → Bestimmt, ob in der PDF ein Seitenumbruch in der Tabellenzeile stattfinden darf, oder ob diese gesamt auf die neue Seite geschoben wird

  • „Tabellen-Kopfzeile auf jeder neuen Seite wiederholen“ → Vor allem relevant bei mehrseitigen Positionstabellen im Dokument

11. Weitere Funktionen & Übersichten

  • EventĂŒbergreifende Verwaltung: Unter „Dashboard > Angebote / Rechnungen / Lieferscheine“

  • Lieferscheine erstellen:
    → Auch ĂŒber EventĂŒbersicht > Buchungen
    → Besonders hilfreich bei mehrtĂ€gigen Events oder Catering mit vielen Teillieferungen. Hier können dann pro Lieferschein auch die Packlisten erstellt werden.

👉 Zum Artikel: Produktions- & Lieferlisten erstellen

12. Globale Einstellungen

Unter Einstellungen > Unternehmenseinstellungen kannst du zusÀtzlich folgende Defaults festlegen:

  • Verhalten der Preis-Konditionen (automatisch anwenden, beschreibend aufnehmen etc.)

  • PrĂ€fixe fĂŒr Dokumentnummern
    (z. B. AN- fĂŒr Angebote, RE- fĂŒr Rechnungen, LS- fĂŒr Lieferscheine)

So lÀsst sich das Finanzdokument-System von Beginn an auf deine internen Standards abstimmen.

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