Mit Finanzdokumenten verwaltest du in Univents Angebote, Rechnungen und Lieferscheine – vollständig individualisierbar, mit automatisierten Funktionen und perfektem Layout für den Versand an Kund:innen.
1. Wo finde ich welche Dokumente?
Angebote & Lieferscheine: Im Event unter Angebote
Rechnungen: Im Event unter Finanzen
📌 Wenn du ein Dokument in einer bestimmten Sprache erstellen willst, wähle oben rechts unter deinem Profilbild die gewünschte Sprache aus – die PDF wird automatisch in dieser Sprache erzeugt.
2. Basisfelder
Jedes Finanzdokument enthält folgende Eingabefelder:
Name
Kunde
Sachbearbeiter:in
Leistungszeitraum
Zeitpunkt
Gültigkeit (bei Angeboten)
Zahlungserinnerungen (bei Rechnungen)
3. Layouts & Design
Du kannst:
Ein Layout auswählen oder neu erstellen
Farbsets und Platzhalter individuell anpassen
Ablaufpläne als Tabelle direkt in die PDF einfügen
Hier sind der Freiheit keine Grenzen gesetzt und du kannst so schöne Angebote wie mit Powerpoint erstellen
👉 Zum Artikel: Finanzdokument-Layouts gestalten
4. Noch nicht zugewiesene Buchungen
Wenn Buchungen existieren, die noch in keinem Dokument auftauchen, erscheint unter dem Positionsblock eine Box mit dem Hinweis „Nicht zugewiesene Buchungen“.
Hier kannst du mit einem Klick:
Prüfen, welche Positionen fehlen
Diese direkt zum Dokument hinzufügen
📌 Positionen aus einem Angebot in Lieferschein oder Rechnung übernehmen?
Kein Problem – wie du bestehende Positionen ganz einfach überträgst und wie sich Positionen, die in mehreren Dokumenten sind verhalten, erfährst du hier:
👉 Angebot in Lieferschein oder Rechnung umwandeln
5. Filterfunktionen
Für größere Dokumente (z. B. 100+ Positionen) gibt es eine Filteroption oberhalb der Positionstabelle:
Filtere nach Titel, Kategorie oder Produkt
So behältst du auch bei vielen Einträgen den Überblick
6. Positionen hinzufügen
📌 Möglichkeiten:
Manuell erstellen
Aus Vorlagen einfügen
👉 Zum Artikel: Finanzpositionsvorlagen erstellen
Positionen enthalten:
Optional (bei Angeboten):
→ Werden separat gelistet, fließen nicht in den Gesamtpreis einTitel (Pflichtfeld)
Beschreibung
Kategorie (Pflichtfeld)
Produktverknüpfung:
Über das Box-Icon rechts vom Titel
Automatische Befüllung mit Preis, Einheit, Beschreibung etc.
Wenn Pricing-Konditionen aktiv sind (z. B. Wochenendzuschlag), wirst du gefragt, ob sie übernommen & angewendet werden sollen. Standardverhalten für Pricing-Konditionen kannst du zentral unter
Einstellungen > Unternehmenseinstellungen festlegen.
Dort lässt sich z. B. konfigurieren, ob Konditionen automatisch angewendet oder immer manuell bestätigt werden sollen.
Einheit & Multiplikator 1 (Pflichtfelder)
Multiplikator 2 & 3 (optional)
z. B. „15 Stehtische × 2 Bereiche × 3 Tage“Einkaufspreis (netto) → Für Deckungsbeitrag Berechnung
Verkaufspreis (netto) (Pflichtfeld – darf 0 sein)
→ Bei aktiven Preisregeln eines verlinkten Produkts (z.B. Zuschlag am Wochenende, Rabatt bei über 100 Gästen) wird der angepasste Preis automatisch unterhalb eingeblendet und für die Berechnung verwendet
Rabatt in % (Pflichtfeld – darf 0 sein)
USt in % (Pflichtfeld – darf 0 sein)
Gesamtpreis (netto) = Ergebnis aller Angaben
Symbole neben der Position:
➖ Minus-Symbol: Position aus Dokument entfernen (bleibt im Event verfügbar)
🗑️ Papierkorb: Position vollständig löschen (vorsichtig!)
❗ Das Löschen eines gesamten Dokuments entfernt nicht die Positionen – sie werden lediglich wieder freigegeben. Auch bei stornieren einer Rechnung werden die Positionen wieder für eine neue Rechnung freigegeben, heißt sie tauchen bei Erstellen unter den noch nicht eingetragenen Buchungen auf.
7. Summen & Deckungsbeiträge
Am Ende findest du automatisch berechnet:
Netto-Zwischensumme
Rabattbetrag
USt-Betrag
Gesamtbetrag
Einkaufswert
Deckungsbeitrag
8. Zusätzliche Einstellungen & Optionen
Interne Notizen
Nur sichtbar für dich & dein Team – erscheinen nicht in der PDF.
Automatisierung bei Angebotsannahme oder Zahlung
Wenn:
noch kein Angebot unterschrieben oder keine Rechnung bezahlt wurde
und das Eventstatus „Anfrage“ ist
→ kannst du den Haken setzen:
„Bei Unterschrift Buchungsanfrage akzeptieren und Event erstellen“
➡️ Bei Annahme oder Zahlung wird automatisch:
das Event auf „bestätigt“ gesetzt
und ein neues Event nach der gewählten Eventvorlage erstellt
👉 Zum Artikel: Eventvorlagen
9. Sonderfunktionen pro Dokumenttyp
📋 Angebote
Können vom Kunden digital unterschrieben werden
👉 Zum Artikel: Kundenkommunikation & KollaborationButton: „Entwurf speichern“ oder „Speichern & senden“
📋 Rechnungen
Zusätzlich:
Reverse Charge, Skonto, Skontotage – Datenbankfelder
„Rechnung ist bezahlt“: Markiert als bezahlt und versendet automatisch
Direkte Zahlung: Erlaubt das direkte bezahlen von Rechnungen in Univents.
👉 Zum Artikel: Zahlungsanbieter verbinden
Buttons: „Entwurf speichern“ oder „Speichern & senden“
📋 Lieferscheine
Button: „Speichern“
→ Wird meist vor Ort vom Kunden digital unterschriebenZusätzliche Sektion: „Bereitgestellte Artikel“
Für Positionen, die mitgeliefert, aber nicht berechnet werden
Beispiel: „Kisten mit Gläsern“ → zur Rückgabe vermerkt, aber nicht im Preis enthalten
10. PDF-Einstellungen
Folgende Optionen findest du unterhalb des Positionsbereichs:
„Spalte Gesamt zeigt netto Preise“ → Für B2B-Rechnungen
„Positionen zusammenfassen und nur Gesamtpreis zeigen“ → Nur Gesamtpreis anzeigen. Preise der einzelnen Positionen werden ausgeblendet
„USt.-Spalte anzeigen“ → Blendet die Umsatzsteuerspalte ein und aus
„Seitenumbruch innerhalb einer Tabellenzeile erlauben“ → Bestimmt, ob in der PDF ein Seitenumbruch in der Tabellenzeile stattfinden darf, oder ob diese gesamt auf die neue Seite geschoben wird
„Tabellen-Kopfzeile auf jeder neuen Seite wiederholen“ → Vor allem relevant bei mehrseitigen Positionstabellen im Dokument
11. Weitere Funktionen & Übersichten
Eventübergreifende Verwaltung: Unter „Dashboard > Angebote / Rechnungen / Lieferscheine“
Lieferscheine erstellen:
→ Auch über Eventübersicht > Buchungen
→ Besonders hilfreich bei mehrtägigen Events oder Catering mit vielen Teillieferungen. Hier können dann pro Lieferschein auch die Packlisten erstellt werden.Bestehendes Dokument als Vorlage speichern:
In den Übersichtsseiten des Events (unter Angebote oder Finanzen) findest du bei den Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen ganz rechts in der Zeile 3 vertikale Punkte. Um dein bestehendes Dokument mit 2 Klicks zu einer Vorlage zu machen, klicke einfach auf diese drei Punkte und wähle "Vorlage erstellen" aus.Neue Version bei Buchungsänderung:
Häufig ändern sich Eventangebote noch das ein oder andere mal, bevor das Event stattfindet. Um diese Änderungen leicht in ein neues Angebot zu übernehmen, kannst du einfach wie eben auf die drei Punkte klicken und "Neue Version" auswählen. Das alte Dokument wird ungültig und alle Positionen werden in ein neues Dokument übertragen, dass du an deinen Kunden schicken kannst.
👉 Zum Artikel: Produktions- & Lieferlisten erstellen
12. Globale Einstellungen
Unter Einstellungen > Unternehmenseinstellungen kannst du zusätzlich folgende Defaults festlegen:
Verhalten der Preis-Konditionen (automatisch anwenden, beschreibend aufnehmen etc.)
Präfixe für Dokumentnummern
(z. B.AN-für Angebote,RE-für Rechnungen,LS-für Lieferscheine)
So lässt sich das Finanzdokument-System von Beginn an auf deine internen Standards abstimmen.