Mit der externen Eventseite unter
🔗 https://manage.univents.app/external
können Kund:innen, Aushilfen und externe Partner in Echtzeit auf freigegebene Eventinhalte zugreifen – ganz ohne eigenen Login.
Das schafft Transparenz und ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit rund um das Event.
1. Wer nutzt die externe Seite?
Je nach Rolle unterscheidet sich der Fokus der Inhalte automatisch:
🧑🍳 Mitarbeitende (z. B. Aushilfen, internes Team)
Persönliche Aufgaben
Schichtübersicht & Anmeldung
Zeiterfassung & Urlaubszeiten
Event-Details nur, wenn zugewiesen
🧑💼 Kund:innen
Angebote & Rechnungen
Eventdetails & Lieferungen
Ablaufpläne
Budgets (wenn freigegeben)
Möglichkeit zur Bearbeitung von Eventdetails (z. B. Gästeanzahl, Uhrzeiten)
Bestellungen & Nachbestellungen (falls über Buchungsseite aktiviert)
🤝 Partner:innen (z. B. Caterer, Locations, Technik)
Zugriff auf alle zugewiesenen Events
Ablaufpläne, Dokumente, Schichtpläne
Ideal für Partner:innen, mit denen du regelmäßig arbeitest
2. Welche Inhalte können geteilt werden?
Du kannst folgende Inhalte gezielt pro Person oder Rolle freigeben:
📌 Aufgaben
Zugewiesene Personen können:
Aufgabe einsehen
Inhalte hochladen (z. B. PDF, Bild)
Aufgabe als erledigt markieren
Keine Bearbeitung des Namens, der Deadlines o. ä.
📌 Angebote
Einsehen
Digital unterschreiben (wenn freigeschaltet)
📌 Rechnungen
Einsehen
Bezahlen (wenn freigegeben)
📌 Lieferscheine
Einsehen
Optional vom Kunden digital gegenzeichnen
📌 Dokumente
Uploads: Nur lesbar
Freitext-Dokumente, Whiteboards, Function Sheets:
→ Können je nach Freigabe auch bearbeitet werden
📌 Verträge
Einsehen
Unterschreiben über das externe Portal
📌 Ablaufpläne
Einsehen
Wenn nur ein Punkt zugewiesen: Nur diesen Punkt sichtbar
📌 Schichtpläne
Einsehen, falls Schichten zugewiesen
Selbsteintragung/Bewerbung möglich, wenn erlaubt
📌 Budgets
Einsehbar, wenn über die Eventfreigabe explizit erlaubt
3. Zugriff & Sicherheit
Zugriff erfolgt über Einladungslinks per E-Mail
Der Link ist 24 h lang gültig zur Authentifizierung
→ Einmal eingeloggte Nutzer:innen behalten dauerhaften ZugriffDie externe Seite ist personenbasiert – Zugriff erfolgt immer über die zugewiesene Mailadresse
4. Events verbergen (Archivieren)
Wenn ein Event nicht mehr auf der externen Seite einer Person erscheinen soll, kannst du es archivieren.
So geht’s:
In der Eventübersicht auf die 3 Punkte neben dem Event klicken → Archivieren
Oder im geöffneten Event ganz unten rechts auf „Archivieren“
Das Event bleibt im System bestehen, ist aber nicht mehr extern sichtbar.
5. Warum das Ganze?
Die externe Seite ist der Kommunikationshub für alle Beteiligten, ohne dass diese sich einloggen oder die Software bedienen müssen.
Du entscheidest, wer was sieht – und alles ist sofort verfügbar, aktuell und übersichtlich.