Ein Function Sheet ist die zentrale Informationsquelle für alle Beteiligten eines Events. Es bündelt Kontakte, Schichten, Aufgaben, Produkte, Ablauf und Lagepläne auf einer einzigen, übersichtlichen Seite – perfekt für den Vor-Ort-Einsatz oder als finale Übergabe an Kund:innen oder das Team.
1. Wo erstelle ich ein Function Sheet?
Gehe im Event zu Drive und klicke auf „Erstellen“, dann auf „Function Sheet“.
Im nächsten Schritt kannst du auswählen, welche Inhalte enthalten sein sollen.
2. Was kann ins Function Sheet aufgenommen werden?
🔹 Mitwirkende
Kontakte aus Mitwirkendengruppen
Kontakte aus Jobs, Ablaufplänen und geteilten Dokumenten & Aufgaben
👉 Zum Artikel: Mitwirkende verwalten
🔹 Schichtpläne
Auswahl einzelner oder mehrerer Jobs inkl. aller zugewiesenen Personen
Ideal zur Übergabe an Teamleiter:innen oder externes Personal
👉 Zum Artikel: Schichten & Jobs
🔹 Ablaufpläne
Zeitlich strukturierte Darstellung wichtiger Punkte (z. B. Aufbau, Empfang, Dinner, Abbau)
Enthält alle Inhalte aus deinem gewählten Ablaufplan
👉 Zum Artikel: Ablaufpläne
🔹 Produkte & Kategorien
Optionale Übersicht über alle für das Event geplanten Produkte, sortiert nach Kategorie
Gut geeignet für Checklisten oder Serviceübersichten
👉 Zum Artikel: Produkte anlegen
🔹 Lageplan der Location
Falls du bei der Location einen Lageplan hinterlegt hast, kannst du ihn hier einfach mit einfügen
3. Was gehört nicht ins Function Sheet?
Einige Listen sind besser separat generiert, da sie strukturierter oder auf andere Zwecke zugeschnitten sind:
Bestelllisten
Packlisten
Produktionslisten
Lieferlisten
Diese findest du entweder in der Eventübersicht oder unter Inventar > Produktionslisten.
👉 Zum Artikel: Bestell-, Pack-, Produktions- und Lieferlisten
4. Nachbearbeiten, teilen & herunterladen
Nach Erstellung erscheint das Function Sheet im Drive des Events.
📁 Du kannst:
Den Titel anpassen
Den Inhalt bearbeiten (wie ein Word-Dokument)
Das Sheet nach dem Speichern in der Übersicht über den Teilen-Button (links neben dem Stift) freigeben
Ansicht oder Bearbeitung möglich
Über den Download-Button (rechts neben dem Stift) das Sheet als PDF herunterladen
⏳ Hinweis: Das Generieren des PDFs kann bis zu 30 Sekunden dauern – also bitte kurz Geduld haben.