Mit Ablaufplänen strukturierst du ein Event zeitlich und inhaltlich – ob Empfang, Aufbau, Hauptgang oder Abbau. Du kannst einzelne Punkte mit internen und externen Verantwortlichen teilen, relevante Dokumente hinzufügen und jederzeit Änderungen nachverfolgen.
1. Wo finde ich Ablaufpläne?
Im Event findest du den Bereich „Ablaufplan“ in der linken Seitenleiste.
Hier kannst du:
Einen oder mehrere Ablaufpläne für das Event erstellen
Bestehende Pläne anzeigen, bearbeiten oder duplizieren
2. Ablaufplan erstellen
Ein Ablaufplan enthält:
Name
Beschreibung
Adresse (z. B. Location oder Treffpunkt)
Adressinfo (z. B. „2. Stock, Konferenzraum links“)
Farbe zur Unterscheidung bei mehreren Plänen
Teilen mit Personen aus dem Kontaktbereich (intern oder extern)
👉 Zum Artikel: Kommunikation & Kollaboration
3. Ablaufpunkte hinzufügen
Klicke auf einen Ablaufplan oder erstelle einen neuen – anschließend kannst du einzelne Ablaufpunkte hinzufügen:
Jedes Element enthält:
Name
Beschreibung
Startzeit & Endzeit
Adresse & Adressinfo (optional abweichend vom Gesamtplan)
Intern verantwortlich: z. B. Teammitglieder
Extern verantwortlich: z. B. Location, Dienstleister:in
Dokumente: Dateien wie Ablaufskizzen, Ablaufverträge, PDFs etc.
🔔 Hinweise zu Verantwortlichen:
Du kannst mehrere interne & externe Personen gleichzeitig zuweisen
Wurde der Ablaufplan nicht mit ihnen geteilt, erhalten sie trotzdem Zugriff auf ihren einzelnen Ablaufpunkt
Bei Änderungen erhalten sie automatisch Benachrichtigungen
4. Ablaufplan kopieren
Mit Klick auf das „2-Blätter“-Symbol in der Ablaufplan-Übersicht kannst du einen bestehenden Plan direkt duplizieren – ideal für ähnliche Eventabläufe.