Mit Vorlagen kannst du in Univents Events und ihre Bausteine effizient vorbereiten, mehrfach verwenden und automatisieren.
Ob Hochzeit, Firmenfeier oder Seminar – einmal sauber angelegt, kannst du mit wenigen Klicks loslegen.
In diesem Artikel erfährst du:
Welche Vorlagentypen es gibt
Wie du sie erstellst
Und wie du damit blitzschnell ein neues Event aufsetzt
1. Warum Vorlagen?
Vorlagen helfen dir, wiederkehrende Inhalte nicht jedes Mal neu zu erstellen. Du kannst z. B.:
Mitwirkendengruppen mit allen Kontakten speichern
Aufgabenlisten automatisiert einfügen
Verträge mit Platzhaltern hinterlegen
Oder gleich komplette Eventvorlagen für wiederkehrende Eventtypen erstellen
💡 Besonders praktisch: Vorlagen können auch automatisch verwendet werden, z. B. bei Angebotsannahme oder Rechnungszahlung, um ein Event zu erstellen.
2. So erstellst du Vorlagen am schnellsten
Am einfachsten geht’s, wenn du dir zuerst ein realistisches Beispiel-Event erstellst:
Gehe zu Veranstaltungen > Event erstellen
Lege z. B. eine Standardhochzeit oder Standard-Firmenfeier an
Erstelle im Event alle gewünschten Inhalte: Mitwirkende, Aufgaben, Ablaufpläne etc.
Speichere die jeweiligen Inhalte direkt im Event als Vorlage
3. Zeitlogik bei Vorlagen
Die Zeitangaben in Aufgaben oder Ablaufplänen werden relativ zum Eventstart gespeichert.
Beispiel:
Wenn ein Event am 13.05. stattfindet und eine Aufgabe am 09.05. fällig ist, merkt sich die Vorlage: „4 Tage vor Eventbeginn“.
Beim nächsten Einsatz (z. B. Event am 20.09.) wird die Aufgabe automatisch auf den 16.09. datiert.
So bleiben deine Vorlagen dynamisch und wiederverwendbar.
4. Vorlagentypen im Überblick
👥 Mitwirkendengruppen
Mehrere Kontakte auf einmal einfügen
Nützlich für Function Sheets oder Rollenverteilung
➡️ Speichern über:
Mitwirkende > Neue Gruppe > auf Gruppennamen klicken > „Gruppe als Vorlage speichern“
👉 Zum Artikel: Mitwirkende
✅ Aufgabenlisten
Komplette Aufgaben inklusive Verantwortlichen & Fristen
Können auch automatisch über Locations gesetzt werden
➡️ Speichern über:
Aufgaben > „Als Vorlage speichern“ (oberhalb der Aufgabenliste)
👉 Zum Artikel: Aufgaben
📄 Dokumente
Drei Varianten:
Upload: z. B. Lagepläne, PDF-Dateien
Whiteboard: Skizzen oder Planzeichnungen
Dokument: wie ein klassisches Textdokument
➡️ Speichern über:
Drive > 3 Punkte > „Vorlage erstellen“
📌 Das Function Sheet ist nicht als Vorlage speicherbar, da es Event-spezifisch ist.
👉 Zum Artikel: Dokumente & Whiteboards und Functionsheets
📜 Verträge
Mit Platzhaltern für Eventdaten, Kundennamen usw.
Ideal für wiederkehrende Vertragsdokumente (z. B. NDAs)
➡️ Speichern über:
Verträge > 3 Punkte > „Vorlage erstellen“
👉 Zum Artikel: Verträge
🧭 Ablaufpläne
Strukturierte Zeitplanung für dein Event
Zeiten werden automatisch relativ zum Eventdatum gespeichert
➡️ Speichern über:
Ablauf > in Plan klicken > „Als Vorlage speichern“ (rechts oben neben dem Plan-Namen)
👉 Zum Artikel: Ablaufpläne erstellen
🧑🍳 Personal (Jobs & Schichten)
Speichere Standard-Schichtpläne z. B. für Küche, Service, Aufbau etc.
Ideal für wiederkehrende Jobs
➡️ Speichern über:
Personal > Job öffnen > „Als Vorlage speichern“ (rechts oben)
👉 Zum Artikel: Schichten & Jobs
💰 Budgets
Erstelle Budgetkategorien für eine saubere Kostenübersicht
Kann mit Kund:innen geteilt werden
➡️ Speichern über:
Finanzen > Budget öffnen > 3 Punkte > „Als Vorlage speichern“
🧾 Angebote, Rechnungen & Lieferscheine
Standardisierte Texte und Layouts
Können auch automatisch bei Buchungsseiten erzeugt & verschickt werden
➡️ Speichern über:
Angebot/Lieferschein/Rechnung erstellen > 3 Punkte > „Vorlage erstellen“
👉 Zum Artikel: Angebote, Rechnungen & Lieferscheine
📦 Finanzpositionsvorlagen
Blöcke aus mehreren Positionen auf einmal einfügen
Z. B. Menüpakete, Technikpauschalen usw.
👉 Zum Artikel: Finanzpositionsvorlagen erstellen
🎨 Layout-Vorlagen
Hochwertig designte Layouts für Angebote, Rechnungen & Lieferscheine
Steuern die Darstellung & Formatierung
👉 Zum Artikel: Finanzdokument-Layouts
📋 Eventvorlagen
Alle Vorlagentypen in einem Template gebündelt
Inklusive Titelbild, Beschreibung, Tags und (optional) Location
Ideal für standardisierte Eventformate wie Hochzeiten, Tastings oder Seminare
➡️ Speichern über:
Einstellungen > Vorlagen > „Eventvorlage erstellen“
✅ Zusammenfassung
Vorlagentyp | Wo speichern? | Einsatzzweck |
Mitwirkendengruppe | Event > Mitwirkende | Kontakte & Gruppen |
Aufgabenliste | Event > Aufgaben | Wiederkehrende To-dos |
Dokumente | Drive > 3 Punkte | Pläne, Anleitungen, Skizzen |
Verträge | Verträge > 3 Punkte | Wiederverwendbare Standardverträge |
Ablaufpläne | Event > Ablauf > Plan öffnen | Zeitlicher Ablauf |
Personal (Jobs/Schichten) | Event oder Personalbereich > Job öffnen | Standard-Schichtpläne |
Budgets | Finanzen > Budget öffnen | Strukturierte Kostenplanung |
Angebote / Rechnungen | Zeile > 3 Punkte | Automatische Erstellung, Standardtexte |
Finanzpositionsvorlagen | Einstellungen > Vorlagen | Mehrere Positionen in einem Block |
Layouts | Einstellungen > Finanzen > Layouts | Design & Format von Angeboten/Rechnungen |
Eventvorlagen | Einstellungen > Vorlagen | Komplettvorlagen für Eventarten |