1. Wo lege ich Schichten an?
Du hast zwei Möglichkeiten:
📍 Variante A: Direkt im Event
Gehe im Event zu Personalplanung und erstelle dort einen Job. Innerhalb des Jobs kannst du dann einzelne Schichten anlegen.
📍 Variante B: Eventunabhängig
Gehe zu Personal > Schichtplan, um Schichten losgelöst von Events zu erstellen – z. B. für Lager, Küche oder allgemeine Einsätze.
2. Jobs anlegen (der Rahmen für Schichten)
Ein Job definiert, welche Art von Arbeit ansteht – z. B. „Barkeeping“, „Küchenhilfe“ oder „Aufbau“. Du findest das Formular beim Anlegen eines neuen Jobs.
✏️ Diese Felder stehen dir zur Verfügung:
Berufsbezeichnung (z. B. Servicekraft, Technik)
Beschreibung (Was ist zu tun?)
Adresse & Adressinfo (z. B. Lage auf dem Gelände)
Erforderliche Fähigkeiten (Nur wer passende Skills hat, darf sich bewerben)
Dateien hochladen (z. B. Lageplan, Checkliste)
Farbe wählen (zur besseren Übersicht im Kalender)
💡 Nur Mitarbeitende mit passenden Fähigkeiten können sich auf einen Job bewerben!
3. Schichten im Job anlegen
Innerhalb eines Jobs legst du konkrete Schichten an – also z. B. „20. Juni, 19–23 Uhr, 2 Personen“.
🧩 Felder einer Schicht:
Start & Ende
Benötigte Mitarbeitende
Optional: Vorausgewählte Personen
Checkbox: „Teammitglieder können sich selbst eintragen“
Zugehöriger Punkt im Ablaufplan (optional für Übersicht)
Adresse (wo findet die Schicht statt?)
Ansprechpartner:in
Adressinfo
4. 💶 Produkt zur Schicht hinzufügen (für Bepreisung)
Mit einem Klick auf „Produkt hinzufügen“ kannst du die Schicht direkt bepreisen.
Das hat zwei Vorteile:
Schicht erscheint automatisch als Angebots- oder Abrechnungsposition
Zuschläge (Feiertag, Nacht usw.) werden korrekt berechnet, wenn das hinterlegte Produkt entsprechend konfiguriert ist
👉 Zum Artikel: Produkte & Zuschläge korrekt erstellen
🔔 5. Erinnerung für offene Schichten senden
Wenn du Mitarbeitende aktiv auf noch nicht besetzte Schichten hinweisen möchtest, kannst du gezielt eine Erinnerung versenden:
📍 Gehe im Event zu Personalplanung
📍 Klicke oben rechts in der Jobübersicht (nicht in der Schicht selbst) auf den Button „Erinnerung für offene Schichten senden“
📍 Wähle aus, an wen die Benachrichtigung gehen soll – z. B. alle verfügbaren Teammitglieder mit passenden Fähigkeiten
Diese Funktion ist besonders hilfreich, um spontane Einsätze oder kurzfristig fehlende Teammitglieder schnell zu besetzen.
✅ Nächste Schritte
Jetzt weißt du, wie Jobs und Schichten erstellt und bepreist werden.
👉 Weiter zu Teil 3: Zeiterfassung & Urlaubsverwaltung
👉 Oder zu Teil 1: Personal Konfiguration