1. Zeiten erfassen – so funktioniert’s für Aushilfen
📍 Wo?
Hier können Aushilfen:
Schichten einsehen
Sich selbst eintragen oder bewerben
Zeiten tracken (per Stoppuhr oder manuell)
Urlaube beantragen
🕓 Zeiten tracken
Es gibt zwei Möglichkeiten:
⏱️ Stoppuhr nutzen
Klick auf das Play-Icon (Dreieck im Kreis) neben der Timer Zeit startet den Timer
Klick auf den Timer öffnet das Detailfenster (z. B. für Notizen)
✍️ Manuell erfassen
Start-/Endzeit + Pausen & Notizen eintragen
Auch ohne aktive Schicht möglich (z. B. für Lagerarbeit)
Wichtig:
Erzwungene Pausen (z. B. 30 Min. ab 6h) werden automatisch vom System berücksichtigt – du musst nichts abziehen.
2. Urlaubsanfragen – so geht’s
👤 Für Aushilfen
ebenfalls über https://manage.univents.app/external
Unter „Schichten & Urlaubszeiten“ einfach gewünschten Zeitraum eintragen
Status (offen/genehmigt/abgelehnt) wird direkt angezeigt
🧑💼 Für Manager
unter Personal > Urlaubsanfragen
Hier kannst du alle Anfragen einsehen
Einfache Bearbeitung mit einem Klick: genehmigen oder ablehnen
Bereits genehmigte Urlaube blockieren automatisch den Schichtkalender
📱 Hinweis zur App-Nutzung:
Aushilfen können alle relevanten Infos und Funktionen auch direkt über die Univents-App nutzen.
Dazu gehören:
Push-Benachrichtigungen über neue Schichten
Eintragung oder Bewerbung auf Schichten
Urlaubsanträge
Zeittracking per App (Stoppuhr starten, manuell eintragen, Notizen)
👉Zum Artikel: App herunterladen
3. Zeiterfassung verwalten – für Manager
Personal > Zeiterfassung
Hier siehst du alle gestempelten Zeiten, inklusive:
Event/Job-Zuordnung
Start-/Endzeiten
Pausen
Notizen
🔧 Als Manager kannst du:
Zeiten bearbeiten oder korrigieren
Einträge genehmigen oder ablehnen
Fehlende Zeiten ergänzen (z. B. bei manuell erfasster Arbeit)
💡 Auf Basis dieser Daten erfolgt auch der Lohnsteuerexport – korrekt gepflegte Zeiterfassung spart später viel Aufwand.
4. 📤 Lohnsteuerexport vorbereiten
Zu finden unter Personal > Zeiterfassung
Sobald alle Zeiten geprüft und freigegeben wurden, kannst du hier einen Lohnsteuerexport erzeugen.
Dieser enthält:
Alle gearbeiteten und genehmigten Zeiten
Die zugehörigen Produkte & Zuschläge (z. B. Feiertags-/Nachtarbeit)
Personenbezogene Daten wie Lohnsteuer- und Sozialversicherungsnummern
Optional: Urlaubstage
📄 Der Export erfolgt als strukturierte CSV-Datei – ideal zur Weitergabe an Steuerbüro oder Lohnabrechnungssystem.
✅ Übersicht: Wer macht was?
Aktion | Aushilfe (external) | Manager (intern) |
Zeiten tracken | ✅ | ✅ |
Urlaube beantragen | ✅ | ✅ |
Zeiten prüfen/korrigieren | – | ✅ |
Urlaube verwalten | – | ✅ |
Lohnabrechnung vorbereiten | – | ✅ |
📌 Weitere Artikel dieser Reihe
👉 Teil 1: Personal anlegen & konfigurieren
👉 Teil 2: Schichten & Jobs anlegen und bepreisen