Mit Mitwirkenden-Gruppen behältst du den Überblick, wer an einem Event beteiligt ist – von der Kundin über Technik bis hin zur externen Band.
Kontakte können dabei organisiert, wiederverwendet und direkt in Dokumente übernommen werden.
1. Was sind Mitwirkende?
Mitwirkende sind Personen oder Organisationen, die in einem Event eine Rolle spielen – z. B.:
Auftraggeber:in
Servicepersonal
Location
Band oder DJ
Fotograf:in
Kooperationspartner
2. So fügst du Mitwirkende hinzu
Gehe im Event zu Mitwirkende und klicke auf „Neue Gruppe“, um eine eigene Gruppe (z. B. „Kunde“, „Technik“, „Catering“) zu erstellen.
Anschließend kannst du Kontakte aus deinem Adressbuch hinzufügen oder neue direkt anlegen.
3. Kontakte & Gruppen anzeigen
Ein Klick auf eine Mitwirkenden-Gruppe zeigt dir die enthaltenen Kontakte
Ein Klick auf einen Kontakt öffnet die Detailansicht mit:
Kontaktdaten
Verknüpfungen zu Aufgaben, Angeboten, Verträgen etc.
Möglichkeit, direkt in die Kontaktkarte zu springen
4. Vorteile der Mitwirkenden-Funktion
Struktur & Übersicht im Event
Zentrale Kontaktpflege – alle Details auf einen Blick
Automatische Übernahme in Function Sheet:
→ Die Daten der Mitwirkenden landen automatisch im 📄 Function Sheet, inkl. Telefonnummer, Rolle, E-Mail etc.
👉 Zum Artikel: Functionsheet nutzen
5. Gruppen als Vorlage speichern
Wenn du regelmäßig mit denselben Gruppen arbeitest (z. B. Stammpersonal, Standard-Kund:innenstruktur), kannst du sie als Vorlage speichern.
So geht’s:
Öffne eine Mitwirkendengruppe
Klicke auf die Gruppe selbst (Zeile)
Dann oben unter dem Gruppennamen auf „Gruppe als Vorlage speichern“
👉 Zum Artikel: Vorlagen nutzen