Im folgenden Video erhältst du einen gezielten Überblick über die Buchungsseiten Funktion im Tool:
Eine Buchungsseite erstellen und konfigurieren
Du kannst beliebig viele Buchungsseiten erstellen – z. B. für verschiedene Anlässe, Kundengruppen oder Locations. Um eine Buchungsseite zu erstelle oder zu bearbeiten, gehe im Tool unter „Einstellungen > Buchungseite“. Dort kannst du alle deine Buchungsseiten sehen und auf dem Button "Buchungsseite erstellen" eine neue Buchungsseite anlegen.
Bestehende Buchungsseiten kannst du auf dem Stift Icon bearbeiten. Zudem kannst du Buchungsseite temporär deaktivieren, indem du den Haken bei "Öffentliches Buchen aktivieren" raus nimmst:
Zudem kannst du auch das Buchen bei allen Buchungsseiten über einen bestimmten Zeitraum blocken, indem du eine Urlaubszeit für deinen Betrieb einstellst:
🔗 Buchungsseite auf der eigenen Website einbetten
Du kannst jede Buchungsseite auch als iFrame direkt in deine Website einbinden.
Klicke dazu im Bearbeitungs-Popup auf „In Webseite einbetten“ – dort findest du den HTML-Code, den du deinem Webentwickler oder Website-Builder hinzufügen kannst.
👉 Zum Artikel: Buchungsseite in Website einbetten
📝 Buchungsseiten bearbeiten
Kommen wir zurück zum Bearbeiten. Wenn du auf den Stift bei einer Buchungsseite klickst, öffnet sich ein Popup, in dem du die Informationen deiner Buchungsseite bearbeiten kannst. Die Beschreibung und der Name sind nur für interne Nutzung, damit du die Seiten voneinander besser unterscheiden kannst – sie sind nicht für deine Kunden sichtbar.
Im nachfolgenden findest du alle weiteren Konfigurationsoptionen und ihre Bedeutung:
1. Logo einfügen
Hier kannst du dein Logo einfügen, das auf dieser Buchungsseite angezeigt werden soll.
2. Name & Beschreibung
Diese Felder dienen zur internen Unterscheidung. Deine Kunden sehen sie nicht.
3. E-Mail-Benachrichtigungen
Definition: Lege fest, welche E-Mail-Adressen Benachrichtigungen bei neuen Buchungsanfragen erhalten sollen.
Tipp: Nutze diese Funktion, um Teammitglieder oder Partnerunternehmen direkt zu informieren.
4. Gleichzeitig erlaubte Anfragen
Definition: Gibt an, wie viele Anfragen für ein bestimmtes Datum und (falls aktiviert) eine bestimmte Location eingehen dürfen, bevor der Tag für neue Anfragen gesperrt wird.
Beispiel: Angenommen, du hast diese Zahl auf „4“ gesetzt. Wenn für den 29. November bereits 3 Anfragen eingegangen sind, kann noch eine weitere Anfrage eingehen, bevor der Tag als „belegt“ angezeigt wird. Kunden sehen dann in der Kalenderansicht, dass dieser Tag nicht mehr buchbar ist.
Tipp: Für kleinere Events oder bei starker Nachfrage kann eine höhere Anzahl hilfreich sein. Für exklusivere Buchungen, z. B. Hochzeiten, empfiehlt es sich, den Wert niedriger zu halten.
5. Maximale Anzahl gleichzeitiger Events
Definition: Steuert, wie viele bestätigte Events gleichzeitig stattfinden können.
Unterschied zu „gleichzeitig erlaubten Anfragen“: Hier wird geprüft, wie viele Events tatsächlich final gebucht wurden, im Gegensatz zu offenen Anfragen.
Beispiel: Wenn die Zahl auf „1“ gesetzt ist und ein Event am 29. November bereits bestätigt wurde, kann kein weiteres Event an diesem Tag stattfinden.
6. Pufferzeit zwischen Events (in Stunden)
Definition: Legt fest, wie viel Zeit zwischen zwei Events vergehen muss, bevor ein neuer Zeitraum für Buchungen verfügbar wird.
Beispiel:
Ein Event findet am 4. April von 12:00 bis 18:00 Uhr statt.
Mit einer Pufferzeit von 2 Stunden wird der nächste buchbare Zeitraum erst ab 20:00 Uhr angezeigt.
Praktische Anwendung:
Nachbereitung: Räume reinigen, Möbel zurückstellen, Technik abbauen.
Vorbereitung: Tische eindecken, Technik installieren.
Empfehlung: Für kleinere Meetings reichen oft 1–2 Stunden, für größere Veranstaltungen 4–6 Stunden.
7. Vorgegebene Produkte
Definition: Produkte, die automatisch in jede Buchung aufgenommen werden, ohne dass der Kunde sie aktiv auswählt.
Beispiele:
Grundmiete für die Location
Reinigungspauschale oder Technikpauschale
8. Auswählbare Produkte
Definition: Produkte, die Kunden optional zu ihrer Buchung hinzufügen können. Für diese Produkte kannst du Konditionen definieren.
Beispiele:
Optionale Speisen: Pizza erst ab 50 Personen buchbar
Flexible Preise: Eine Band wird nach 2:00 Uhr nachts 10 % teurer
Tipp: Organisiere optionale Produkte in Kategorien für mehr Übersicht.
👉 Zum Artikel: Produkte anlegen
9. Verknüpfte Locations
Definition: Wähle, welche Locations oder Locationgruppen Kunden auf der Buchungsseite sehen und auswählen können.
Zusatzfunktion: Produkte, die mit diesen Locations verknüpft sind (z. B. Raummiete, Reinigungspauschale), werden automatisch der Buchung hinzugefügt.
Beispiel: Großer Saal, Kleiner Saal, Garten – Kunde darf alle oder nur bestimmte Räume auswählen.
👉 Zum Artikel: Locations erstellen
10. Mehrfachauswahl von Locations erlauben
Definition: Kunden können mehrere Locations gleichzeitig für ihre Buchung auswählen.
Funktion: Die Kapazitäten der gewählten Locations werden addiert, um sicherzustellen, dass genügend Platz vorhanden ist.
Beispiel: Kunde bucht sowohl den Großen Saal als auch den Garten für 150 Gäste.
11. Preiskonditionen anwenden
Definition: Gibt an, ob bei den gewählten Produkten (vorgegeben oder auswählbar) die zugehörigen Preiskonditionen (z. B. Nachtzuschläge, Staffelpreise) automatisch mit einberechnet werden sollen.
Hinweis: Diese Option ist besonders wichtig, wenn du dynamische Preisregeln nutzt.
12. Preiskondition in Beschreibung anzeigen
Definition: Wenn aktiv, wird die angewandte Preiskondition direkt in der Angebotsbeschreibung des Produkts angezeigt (z. B. „+20 % Nachtzuschlag“).
Tipp: Ermöglicht transparente Kommunikation gegenüber dem Kunden.
13. Mindestbestellwert
Definition: Gibt den Mindestbetrag an, den eine Buchung erreichen muss, damit sie abgeschickt werden kann.
Beispiel: Mindestbestellwert für Catering = 500 €
14. Preise anzeigen
Definition: Legt fest, ob Preise auf der Buchungsseite sichtbar sind.
Empfehlung: Aktiviere diese Option für mehr Transparenz und um unqualifizierte Anfragen direkt auszusortieren.
15. Preise als Brutto anzeigen
Definition: Standardmäßig werden Preise netto angezeigt (für Geschäftskunden). Brutto ist ideal für Privatkunden, da die Umsatzsteuer inkludiert ist.
Tipp: Erstelle separate Buchungsseiten für Privat- und Geschäftskunden.
16. Angebot/Rechnung automatisch erstellen
Definition: Automatisiert die Erstellung von Angeboten oder Rechnungen basierend auf Vorlagen.
Optionen:
Als Entwurf speichern
Direkt an Kunden senden
👉 Zum Artikel: Vorlagen erstellen
17. Eigene Fragen
Definition: Ermöglicht es dir, benutzerdefinierte Fragen in der Buchungsseite anzuzeigen, die Kunden beantworten müssen.
Beispiele:
„Haben Sie technische Anforderungen?“
„Benötigen Sie barrierefreien Zugang?“
👉 Zum Artikel: Benutzerdefinierte Fragen
18. Pflichtfelder (Adresse, Telefon, Mobilnummer)
Definition: Entscheide, welche Informationen Kunden im Buchungsprozess angeben müssen.
Empfehlung:
Adresse: Wichtig für Rechnungen oder Lieferungen.
Telefonnummer: Nützlich für Rückfragen.
Mobilnummer: Optional, aber hilfreich für spontane Kontaktaufnahme.
19. Buchungsportal aktivieren
Definition: Ermöglicht, dem Kunden nach Angebotsbestätigung ein eigenes Portal bereitzustellen. Dort kann er:
Weitere Produkte anfragen (siehe unten)
Weitere Fragen beantworten
Änderungsanfragen stellen (z. B. Ablauf, Gästezahl, Speisen)
Wichtig: Alle Änderungswünsche müssen im Event-Dashboard von dir bestätigt werden, bevor sie aktiv werden.
20. Buchung kann bearbeitet werden
Definition: Gibt dem Kunden die Möglichkeit, über das Portal Änderungsanfragen zu stellen (z. B. Ablauf oder Teilnehmerzahl ändern).
21. Bis wann kann die Buchung geändert werden?
Definition: Gibt an, wie viele Tage vor dem Event Änderungswünsche über das Portal erlaubt sind.
22. Nachbuchbare Produkte
Definition: Produkte, die Kunden im Buchungsportal nachträglich anfragen können.
23. Nach der Buchung zu beantwortende Fragen
Definition: Fragen, die Kunden nachträglich im Portal beantworten sollen – z. B. Essenspräferenzen, Lieferzeit.
24. Produkthinweis in Bestätigungsmail aktivieren
Definition: Wenn aktiv, bekommt der Kunde in der Bestätigungsmail einen Hinweis + Link, dass er weitere Produkte nachbuchen kann.
25. Fragenhinweis in Bestätigungsmail aktivieren
Definition: Wie oben – aber für nachträgliche Fragen statt Produkte.
Eine Buchung erstellen
1. Überblick über deine Buchungsseite
Nachdem du deine Buchungsseite erfolgreich konfiguriert hast, bist du bereit, eine Test- oder Beispielbuchung durchzuführen. Dies hilft dir nicht nur, den Buchungsprozess besser zu verstehen, sondern auch sicherzustellen, dass alle Einstellungen wie gewünscht funktionieren.
2. Eine Beispielbuchung erstellen
Zur Buchungsseite gelangen:
Klicke auf den Button „Buchungsanfrage erstellen“, der sich direkt bei deiner Buchungsseite befindet.
Du wirst automatisch auf die Buchungsseite weitergeleitet.
Gästeanzahl und Eventdetails eingeben:
Stelle ein, wie viele Gäste du erwartest.
Lege fest, zu welcher Uhrzeit das Event beginnen und enden soll.
Wähle das Datum, an dem das Event stattfinden soll.
Hinweis:
Vergangene Tage oder Tage, an denen dein Event- oder Anfrage-Limit bereits erreicht ist, werden automatisch ausgegraut und sind nicht mehr wählbar.
Wenn du Betriebsferien oder geschlossene Tage definiert hast, sind diese ebenfalls im Kalender blockiert.
Datum auswählen und Formular ausfüllen:
Klicke auf einen verfügbaren Tag im Kalender.
Fülle alle weiteren Informationen aus, die du für die Buchung festgelegt hast (z. B. benutzerdefinierte Fragen wie „Benötigen Sie Technik?“).
3. Eventlocations auswählen
Falls du Eventlocations in der Buchungsseite aktiviert hast, wirst du nun aufgefordert, eine oder mehrere Locations auszuwählen.
Location auswählen:
Wähle eine oder mehrere Locations aus der Liste aus.
Hinweis: Wenn die Mehrfachauswahl aktiviert ist, kannst du mehrere Locations gleichzeitig buchen (z. B. „Großer Saal“ und „Garten“).
Systemprüfung:
Das System prüft automatisch, ob die ausgewählte Location an dem gewünschten Tag verfügbar ist.
Es wird auch geprüft, ob die Kapazitäten der Location für die angegebene Gästeanzahl ausreichen.
4. Produkte zur Buchung hinzufügen
Produkte auswählen:
Füge optionale Produkte aus der Produktliste hinzu (z. B. Catering, Technik, Dekoration).
Hinweis: Wenn du bei den Produkten Preiskonditionen oder Verfügbarkeiten definiert hast (z. B. „Pizza ab 50 Personen“ oder „Technik nur von 9:00–18:00 Uhr“), berücksichtigt das System diese automatisch.
Zusatzinformationen zu Produkten:
Je nach Konfiguration kannst du spezifische Fragen zu Produkten hinzufügen (z. B. „Welche Art von Technik wird benötigt?“).
Tipp: Weitere Informationen dazu findest du in unseren Hilfsartikeln zur Produkterstellung.
5. Buchungsdetails überprüfen und abschicken
Fragen beantworten:
Beantworte die zusätzlichen Fragen, die du in der Buchungsseite festgelegt hast (z. B. „Gibt es Allergien?“ oder „Benötigen Sie Parkplätze?“).
Buchung abschicken:
Überprüfe die Buchung in der Zusammenfassung.
Schicke die Anfrage ab, indem du auf „Buchung abschicken“ klickst.
Branding deiner Buchungsseite anpassen
Farben und Logo ändern:
Gehe in den unter „Einstellungen > Unternehmen“ in deiner Verwaltung.
Passe die Farben deiner Buchungsseite so an, dass sie zu deinem Branding passen.
Lade dein Firmenlogo hoch, damit es auf der Buchungsseite angezeigt wird. Dieses wird für alle Buchungsseiten verwendet, falls es nicht direkt von der Buchungsseite überschrieben wird.
Live-Ansicht testen:
Öffne die Buchungsseite und überprüfe, ob die Farben und das Logo korrekt dargestellt werden. Jede Änderung in deinen Einstellungen wird live auf der Buchungsseite übernommen, sobald du speichern geklickt hast.
Tipp: Experimentiere mit den Farbschemata, bis sie perfekt zu deinem Design passen.
Anfragen verwalten
Anfragen einsehen:
Alle eingehenden Buchungsanfragen findest du in der linken Seitenleiste unter dem Tab „Anfragen“.
Dort siehst du:
Neue Anfragen.
Bearbeitungsstatus (z. B. „offen“, „bestätigt“, „abgelehnt“).
Details zur Buchung (z. B. Datum, Location, gebuchte Produkte).
Anfragen bearbeiten:
Klicke auf eine Anfrage, um Details einzusehen.
Bestätige oder lehne die Anfrage ab. Falls du die Anfrage ablehnst, wird der Termin wieder im Kalender freigegeben.