Im Kontaktbereich kannst du alle Personen und Firmen zentral organisieren – egal ob Kund:innen, Aushilfen, Kooperationspartner:innen oder Lieferant:innen.
Neben Stammdaten findest du auch eine CRM-Übersicht sowie die Option, Benachrichtigungen individuell zu steuern.
1. Wo finde ich den Kontaktbereich?
Du findest ihn im Hauptmenü unter „Kontakte“.
Hier ist alles unterteilt in:
Personen
Firmen
2. Neue Person anlegen
Beim Erstellen einer Person kannst du folgende Felder ausfüllen:
Feld | Hinweis |
Muss eindeutig sein unter allen Personen, darf aber gleich mit Firma sein | |
Anrede, Vorname, Nachname | Standardfelder |
Telefon, Mobil | Optional |
Adresse, Adresszusatz | Optional |
Externe Kundennummer | Falls parallel in einem anderen System verwaltet |
Tags | Für bessere Filterung und Segmentierung |
Unternehmen | Zuordnung zu existierender Firma |
3. Neue Firma anlegen
Bei Unternehmen sind folgende Felder verfügbar:
Feld | Hinweis |
Firmenname | Standardfeld, verpflichtend |
Muss eindeutig sein unter allen Firmen, darf aber gleich mit Personenmail sein | |
Telefon, Fax, Website | Optional |
Adresse, Adresszusatz | Optional |
Tags | Optional |
Geschäftsführer:in | Optional |
USt-ID, Kreditoren-/Debitorennummer | Für Finanzabwicklung oder Exportsysteme |
4. Kontaktdetails & CRM einsehen
Klicke auf die Zeile eines Kontakts oder einer Firma – du gelangst zur Detailansicht.
Hier findest du:
Alle Events, an denen die Person beteiligt ist
Alle zugehörigen Inhalte wie:
Aufgaben
Angebote
Rechnungen
Verträge
Schichten
Ablaufpläne
Bestellungen
Transaktionen
📋 CRM-Tab
Notizen: Manuelle Kommentare zum Kontakt
E-Mails: Verlauf gesendeter und empfangener Mails (automatisch)
Anrufe: Protokolliert geplante oder stattgefundene Telefonate
Aufgaben: Aufgaben, die zu dieser Person demnächst erledigt werden müssen.
5. Benachrichtigungen verwalten
Im Tab „Benachrichtigungen“ (ganz rechts) kannst du:
E-Mail- und App-Benachrichtigungen aktivieren/deaktivieren
→ z. B. bei neuer Aufgabe, unterzeichneter Vertrag, verschicktem Angebot etc.
Möchtest du alle Benachrichtigungen für alle Kund:innen deaktivieren:
Gehe zu Einstellungen > Unternehmenseinstellungen
→ Scrolle ganz nach unten → Alle E-Mails an externe Kontakte deaktivieren
6. App-Benachrichtigungen & App-Nutzung
Die mobile App ermöglicht Push-Benachrichtigungen für Mitarbeitende & Manager:innen und auch externe Partner:innen oder Kund:innen.