Eine andere Kopfzeile auf der ersten Seite des Angebots (um z.B. dein Logo erst ab der zweiten Seite zu wiederholen)

Platzhalter für formatierte Seitenzahlen einfügen (dritte Option von links)

{Customer_Company} – Der Name der Firma des Kunden.

{Customer_First_Name} – Der Vorname des Kunden.

{Customer_Last_Name} – Der Nachname des Kunden.

{Customer_Name} – Der vollständige Name des Kunden (Firma oder Vorname + Nachname).

{CU_number} – Die Kundennummer.

{Customer_Tax_ID} – Die Steuernummer des Kunden.

{Address_Line_1} – Adresszusatz oder Abteilung (optional). Wenn kein Adresszusatz im Kunden angegeben ist, dann bleibt dieser Platzhalter leer. Das dürfte wahrscheinlich bei den meisten generierten Dokumenten der Fall sein.

{Address_Line_2} – Straße und Hausnummer.

{Address_Line_3} – Postleitzahl und Ort.

{Address_Line_4} – Land

{clerk} – Der Name des Sachbearbeiters.

{Document_Title} – Der Titel des Dokuments (z. B. Angebot, Rechnung, Lieferschein).

{doc_number} – Die Dokumentnummer.

{doctype} – Der Dokumenttyp (z. B. Rechnung, Angebot).

{Date} – Das Erstellungsdatum des Dokuments.

{Due_Date} – Das Fälligkeitsdatum des Dokuments.

{begin_Performance_Period} – Der Beginn des Leistungszeitraums (nur das Datum). Der Leistungszeitraum kann (im Gegensatz zu den Eventdaten) bei der Erstellung des Dokuments manuell gesetzt werden, ist jedoch standardmäßig immer der Zeitraum des Events.

{end_Performance_Period} – Das Datum des Ende des Leistungszeitraums.

{begin_Performance_Period_time} – Die Uhrzeit des Beginns des Leistungszeitraums.

{end_Performance_Period_time} – Die Uhrzeit des Ende des Leistungszeitraums.

{event_name} – Der Name der Veranstaltung.

{event_date} – Das Datum der Veranstaltung (immer der erste Tag).

{event_location} – Die Adresse der Veranstaltung. Hierbei handelt es sich um die Adresse der gebuchten Location.

{event_location_name} – Der Name der für die Veranstaltung gebuchten Location.

{event_guests} – Die Anzahl der Gäste Veranstaltung.

{Event_Start_Time} – Die Startzeit der Veranstaltung.

{Event_End_Time} – Die Endzeit der Veranstaltung.

{Event_End_Date} – Das Enddatum der Veranstaltung.

{Event_Schedule} – Der Zeitplan der Veranstaltung. Bei diesem Platzhalter ist zu beachten, dass er in einem eigenen Absatz stehen muss, da der Absatz entfernt und durch die Liste ersetzt wird. Dieser Platzhalter kann durch einen frei wählbaren Ablaufplan ersetzt werden. Die einzelnen Ablaufplanpunkte werden in Stichpunktform ersetzt.

{subtotal_net} – Der Nettobetrag (Zwischensumme).

{total_discount} – Der Gesamtrabatt (netto, d.h., der Rabatt wird vom Nettobetrag abgezogen).

{total_net_discount_deducted} – Der Nettogesamtbetrag nach Abzug des Rabatts.

{VAT_total_amount} – Der gesamte Mehrwertsteuerbetrag.

{total_gross} – Der Bruttogesamtbetrag.

{VAT_total_x} – Der Mehrwertsteuerbetrag für einen bestimmten Steuersatz x. Beispiel: {VAT_total_19} für den Mehrwertsteuerbetrag bei 19% oder {VAT_total_7} für den reduzierten Mehrwertsteuerbetrag bei 7%. Bei Rechnungen mit gemischt ausgewiesenen Steuersätzen kann so die Mehrwertsteuersumme je Steuersatz ausgewiesen werden.

{early_payment_discount} – Der Skonto-Rabatt (in Prozent)

{early_payment_days} – Die Anzahl der Tage, innerhalb derer der Skonto gilt.

{reverse_charge} – Ein Hinweistext zum Reverse-Charge-Verfahren (wird nur eingefügt, wenn zutreffend, ansonsten entfernt).

{workspace_name} – Der Name deines Workspaces.

{workspace_address_1} – Die erste Zeile der Adresse deines Workspaces.

{workspace_address_2} – Die zweite Zeile der Adresse deines Workspaces.

{workspace_address_3} – Die dritte Zeile der Adresse deines Workspaces.

{workspace_company_name} – Die rechtliche Bezeichnung deines Unternehmens, wie unter Einstellungen > Unternehmen > Rechtliches > Firmenname eingestellt.

{workspace_VAT_ID} – Die Mehrwertsteuernummer deines Workspaces.

{workspace_landline} – Die Telefonnummer deines Workspaces.

{workspace_mobile} – Die mobile Telefonnummer deines Workspaces.

{workspace_fax_number} – Die Faxnummer deines Workspaces

{workspace_mail_address} – Die E-Mail-Adresse deines Workspaces.

{workspace_website} – Die Website deines Workspaces.

{workspace_bank_name} – Der Name der Bank deines Workspaces.

{workspace_IBAN} – Die IBAN deines Workspaces.

{workspace_BIC} – Der BIC deines Workspaces.

{inserted table} – Hier werden die Positionen des Dokuments in Tabellenform eingefügt. Die Positionen sind nach Kategorien und innerhalb der Kategorien alphabetisch sortiert.

{insert_table_x} – Dieser Platzhalter wird durch eine separate Tabelle für jede Kategorie ersetzt. Dabei steht x für den internen Namen der Kategorie. Beispielsweise könnte {insert_table_services} durch eine Tabelle ersetzt werden, die nur Positionen der Kategorie „services“ enthält. Jede Kategorie hat ihre eigene Tabelle, die an der Stelle des entsprechenden Platzhalters eingefügt wird. Wenn der Platzhalter für eine Kategorie in der Vorlage fehlt, wird diese Kategorie nicht dargestellt.

{optionals_table} – Wird dieser Platzhalter gefunden, werden alle als optional markierten Positionen nur in dieser Tabelle angezeigt und aus den anderen Tabellen entfernt. Das Design / Layout dieser Tabelle ist dasselbe wie das der Haupttabelle. Wird dieser Platzhalter in deiner Vorlage nicht gefunden ändert sich nichts an der bisherigen Verhaltensweise, d.h. optionale Positionen werden als optional gekennzeichnet und in den relevanten Tabellen angezeigt.

Wenn sowohl {inserted table} als auch {insert_table_x} in einem Dokument vorhanden sind, können die Positionen in beiden Formen dargestellt werden. Die Haupttabelle ({inserted table}) zeigt alle Positionen in einer Übersicht, während die Kategorietabellen ({insert_table_x}) die Positionen nach Kategorien getrennt anzeigen.

Kategorienamen müssen exakt mit den internen Namen in deinem Inventar übereinstimmen, um die richtigen Tabellen zu erzeugen.

Die Reihenfolge der Tabellen und die Darstellung kannst du durch die Platzierung der Platzhalter in deinem Dokument steuern.

{custom_text_x} – Platzhalter für benutzerdefinierte Texte, die von dir in der App eingegeben werden können. Beispiel: {custom_text_0}, {custom_text_1}, ... bis {custom_text_9}. Durch Verwendung aller Platzhalter von 0 bis 9 können maximal 10 Freitext-Felder im Dokument genutzt werden.

Die Freitexte können selbst auch wieder Platzhalter enthalten, diese "Platzhalter im Freitext" werden ebenfalls korrekt ersetzt. Wir nutzen diese Funktion z.B. selbst, um die geschlechterkorrete Ansprache des Empfängers steuern zu können, ohne jedes Mal ein neues Layout zu erstellen:

Da unser System das Geschlecht eines Kunden nicht kennt, kann nicht unterschieden werden zwischen "Sehr geehrte Frau {Customer_Last_Name}," und "Sehr geehrter Herr {Customer_Last_Name},".

Wir haben also als Standardtext (eine Erklärung zu den Standardtexten für Freitexte findest du am Ende dieses Artikels) für den Platzhalter die Anrede im Freitext-Feld und passen Sie vorm Generieren des Angebots an das Geschlecht des Kunden an. Eine alternative Möglichkeit wäre eine geschlechterneutrale Ansprache wie beispielsweise "Guten Tag {Customer_Last_Name}".

Spalte "Gesamt" zeigt netto Preise

Hiermit kannst du steuern, ob in der "Gesamt"-Spalte netto oder brutto Preise angezeigt werden

Positionen zusammenfassen und nur Gesamtpreis anzeigen

Wenn du diese Einstellung aktivierst, dann werden die Preis-, Rabatt- und Gesamtspalte ausgeblendet und die Preise der einzelnen Positionen dem Kunden damit nicht transparent gemacht. Euer Kunde kann dann nur den in Platzhaltern wie {total_gross} angezeigten Gesamtpreis sehen. Achte darauf, dass alle notwendigen Platzhalter im Layout existieren, um ein rechtsgültiges Dokument zu erstellen.

USt.-Spalte anzeigen

Du kannst optional die USt.-Spalte ausblenden, um mehr Platz für andere Spalten zu haben. Das Ausblenden der USt.-Spalte funktioniert nur, wenn alle Positionen demselben USt.-Satz unterliegen, sonst muss die angewendete USt. aus rechtlichen Gründen ausgewiesen werden und dieser Toggle hat dann keine Wirkung

Seitenumbruch innerhalb einer Tabellenzeile erlauben

Die Standardeinstellung ist, dass wir jede Tabellenzeile ganz auf einer Seite anzeigen. Wenn du aber sehr lange Beschreibungen verwendest, kann das dazu führen, dass eine Tabelle unschön früh endet und auf der nächsten Seite fortgesetzt wird, weil die nächste Zeile nicht mehr komplett auf die vorherige Seite passen würde.

Mit dieser Einstellung kannst du erlauben, dass eine Tabellenzeile auf zwei Seiten aufgeteilt wird.

Tabellen-Kopfzeile auf jeder neuen Seite wiederholen

Aus Gründen der Übersichtlichkeit wiederholen wir die Kopfzeile ("Pos.", "Einheit", "Preis", "USt.", "Rabatt", "Gesamt") auf jeder neuen Seite. Wenn du das unschön findest, kannst du diese Einstellung hier ausschalten, um die Kopfzeile nur einmal am Anfang der Tabelle anzuzeigen und auf weiteren Seiten nicht zu wiederholen.